Eine aktuelle Offene-Posten-Liste gehört zu den wichtigsten Arbeitsgrundlagen im Forderungsmanagement. Sie zeigt, welche Kundenrechnungen noch nicht ausgeglichen sind, welche Beträge überfällig werden und wo Handlungsbedarf besteht.
In der Praxis bedeutet „offen“ jedoch nicht immer „unbezahlt“. Zahlungseingänge können noch nicht zugeordnet sein, Kunden ziehen Skonto ab, Gutschriften wurden nicht verrechnet oder eine Überweisung betrifft mehrere Rechnungen. Wird auf dieser Grundlage ein Mahnlauf gestartet, entstehen unnötige Rückfragen und möglicherweise unberechtigte Kundenanschreiben.
Microsoft Dynamics 365 Business Central stellt Funktionen für Zahlungsausgleich, Debitorenposten und Erinnerungen bereit. Eine verlässliche OP-Liste entsteht aber nicht allein durch die Software. Entscheidend ist ein abgestimmter Prozess vom Bankeingang bis zur Freigabe des Mahnlaufs.
Was einen offenen Posten beeinflusst
Die Ausgangsrechnung ist nur der Beginn. Danach können verschiedene Geschäftsvorfälle den verbleibenden Betrag verändern:
- Vollständige oder teilweise Zahlung
- Zahlung mehrerer Rechnungen in einem Gesamtbetrag
- Gutschrift oder Stornierung
- Vereinbarter Skontoabzug
- Differenz zwischen Rechnungs- und Zahlbetrag
- Rückzahlung oder Rücklastschrift
- Zahlung ohne eindeutige Rechnungsnummer
- Versehentliche Doppelzahlung
- Verrechnung mit einer Gegenforderung
Business Central verwaltet Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften und Erstattungen in den Debitorenposten. Durch die Zuordnung von Zahlungen oder Gutschriften werden die betreffenden offenen Einträge geschlossen beziehungsweise ihre Restbeträge aktualisiert.
Damit die OP-Liste den tatsächlichen Stand abbildet, müssen Zahlungseingänge deshalb regelmäßig und richtig zugeordnet werden.
Zahlungseingang und Rechnung zusammenführen
Business Central bietet unterschiedliche Wege für die Verarbeitung eingehender Zahlungen. Dazu gehören die manuelle Zuordnung über Debitorenposten oder Buchungsblätter sowie das Zahlungsausgleichsjournal.
Nach der Microsoft-Dokumentation kann das Zahlungsausgleichsjournal importierte Kontoauszugsdaten verwenden und Zahlungen anhand von Übereinstimmungen zwischen dem Buchungstext und vorhandenen offenen Posten vorschlagen. Priorisierte Regeln für diese automatische Zuordnung lassen sich konfigurieren.
Automatische Vorschläge sollten dennoch kontrolliert werden. Besonders aufmerksam zu prüfen sind:
- Identische Rechnungsbeträge bei mehreren offenen Belegen
- Sammelüberweisungen
- Unvollständige Verwendungszwecke
- Zahlungen verbundener Unternehmen
- Teilzahlungen
- Skonto außerhalb der hinterlegten Bedingungen
- Bereits bestehende Gutschriften
Klärfälle getrennt bearbeiten
Nicht eindeutig zuordenbare Zahlungen sollten nicht zwischen regulären Vorgängen liegen bleiben. Sinnvoll ist eine eigene Klärfallliste mit mindestens folgenden Angaben:
| Angabe | Zweck |
|---|---|
| Zahlungsdatum | Zeitliche Einordnung |
| Betrag und Währung | Identifikation des Zahlungseingangs |
| Auftraggeber | Zuordnung zum möglichen Kunden |
| Verwendungszweck | Ausgangspunkt der Recherche |
| Mögliche Rechnungen | Dokumentation der Prüfung |
| Zuständige Person | Klare Verantwortung |
| Nächste Maßnahme | Rückfrage, Belegsuche oder Abstimmung |
| Wiedervorlage | Vermeidung liegen gebliebener Fälle |
Diese Angaben gehören in eine Klärfallliste
- Zahlungsdatum
- Zeitliche Einordnung
- Betrag und Währung
- Identifikation des Zahlungseingangs
- Auftraggeber
- Zuordnung zum möglichen Kunden
- Verwendungszweck
- Ausgangspunkt der Recherche
- Mögliche Rechnungen
- Dokumentation der Prüfung
- Zuständige Person
- Klare Verantwortung
- Nächste Maßnahme
- Rückfrage, Belegsuche oder Abstimmung
- Wiedervorlage
- Vermeidung liegen gebliebener Fälle
Für jeden Klärfall sollte eine Person verantwortlich sein. Eine ungeklärte Zahlung darf nicht allein deshalb als abgeschlossen gelten, weil sie bereits auf dem Bankkonto eingegangen ist.
Umgekehrt sollte eine Kundenrechnung nicht automatisch angemahnt werden, wenn eine passende Zahlung noch auf Klärung wartet.
Die OP-Liste vor dem Mahnlauf bereinigen
Ein verlässlicher Mahnlauf beginnt mit einer fachlichen Vorprüfung. Dafür empfiehlt sich ein fester Ablauf:
1. Bankbewegungen vollständig verarbeiten
Alle bis zum festgelegten Stichtag eingegangenen Zahlungen werden importiert oder erfasst. Nicht zuordenbare Beträge kommen auf die Klärfallliste.
2. Zahlungen und Gutschriften anwenden
Zahlungen, Gutschriften und sonstige ausgleichende Einträge werden den passenden Debitorenposten zugeordnet. Teilbeträge müssen als solche erkennbar bleiben.
3. Differenzen kontrollieren
Kleine Restbeträge können auf Rundungen, Skonto oder abweichende Gebühren zurückgehen. Sie sollten nicht ohne Prüfung ausgebucht werden. Hierfür braucht das Unternehmen eindeutige Freigabegrenzen und Zuständigkeiten.
4. Gesperrte oder strittige Vorgänge kennzeichnen
Reklamationen, laufende Gutschriften oder vereinbarte Zahlungspläne müssen vor dem Mahnlauf sichtbar sein. Eine technische Fälligkeit sagt noch nichts darüber aus, ob eine Mahnung sachlich angemessen ist.
5. Mahnvorschläge prüfen
Erst nach Bereinigung und Prüfung sollte die Erstellung der Kundenanschreiben freigegeben werden. Empfehlenswert ist das Vier-Augen-Prinzip, insbesondere bei wichtigen Kunden und höheren Beträgen.
Mahnstufen in Business Central einrichten
Business Central unterstützt Mahnbedingungen und mehrere Mahnstufen. Unternehmen können damit festlegen, wann eine Erinnerung erstellt wird und welche Bedingungen für die jeweilige Stufe gelten. Die Software bietet außerdem Funktionen, um Mahnungen zu erstellen, auszugeben und zu versenden.
Die technische Einrichtung muss zur tatsächlichen Geschäftspolitik passen. Zu klären sind beispielsweise:
- Welche Zahlungsbedingungen gelten für den Kunden?
- Nach welcher Frist wird die erste Erinnerung erzeugt?
- Welche Kunden oder Vorgänge benötigen eine manuelle Prüfung?
- Wer darf Mahnungen freigeben?
- Wie werden Reklamationen und Zahlungsvereinbarungen berücksichtigt?
- Welche Texte und Kontaktdaten sollen verwendet werden?
- Wann wird ein Vorgang an die Geschäftsführung oder eine befugte externe Stelle übergeben?
Ob Zinsen, Gebühren oder weitere rechtliche Schritte zulässig und zweckmäßig sind, ist keine reine Systemeinstellung. Solche Fragen müssen anhand der Vertragsgrundlage und der geltenden rechtlichen Vorgaben geprüft werden. Dieser Beitrag gibt dazu keine Rechtsberatung.
Praxisbeispiel: Zahlung vorhanden, Rechnung weiterhin offen
Ein Handelsunternehmen liefert mehrere Geräte an einen Geschäftskunden. Der Kunde überweist drei Rechnungen in einem Gesamtbetrag, nennt im Verwendungszweck jedoch nur seine Kundennummer.
Die Zahlung wird zunächst keinem Beleg zugeordnet. In der OP-Liste erscheinen alle drei Rechnungen weiterhin als offen. Wenige Tage später schlägt das System sie für den Mahnlauf vor.
Durch einen vorgelagerten Kontrollprozess wird der Fehler rechtzeitig erkannt:
- Die Sammelzahlung erscheint in der Klärfallliste.
- Der Kundenbestand wird anhand von Name, Kundennummer und Betrag geprüft.
- Die drei Rechnungsbeträge entsprechen zusammen dem Zahlungseingang.
- Die Zahlung wird nach Freigabe auf die betreffenden Posten angewendet.
- Die Rechnungen fallen aus dem Mahnvorschlag heraus.
- Der Klärfall wird mit Bearbeiter und Datum abgeschlossen.
Ohne diese Kontrolle hätte ein vollständig zahlender Kunde eine unzutreffende Mahnung erhalten.
Praxisbeispiel: Restbetrag nach Gutschrift
Ein Dienstleistungsunternehmen stellt eine Monatsrechnung. Nach einer Reklamation wird eine Teilgutschrift erstellt. Der Kunde überweist nur den verbleibenden Betrag.
Wird die Gutschrift nicht mit der Rechnung verrechnet, zeigt Business Central weiterhin einen Restbetrag an. Die Lösung liegt nicht in einer manuellen Veränderung der ursprünglichen Rechnung, sondern in der nachvollziehbaren Anwendung der vorhandenen Posten.
Das Beispiel zeigt: Ein korrekter OP-Bestand erfordert das Zusammenspiel von Buchung, Zuordnung und fachlicher Klärung.
Fünf Kennzahlen für das Forderungsmanagement
Für die monatliche Steuerung reichen häufig wenige Kennzahlen:
- Gesamtsumme der offenen Debitorenposten
- Überfällige Beträge nach Altersgruppen
- Nicht zugeordnete Zahlungseingänge
- Offene Reklamations- und Klärfälle
- Durchschnittliche Bearbeitungsdauer eines Klärfalls
Die Kennzahlen sollten immer mit den zugrunde liegenden Prozessen betrachtet werden. Sinkende Außenstände sind positiv – sofern sie nicht nur durch unkontrollierte Ausbuchungen oder fehlende Buchungen entstehen.
Unterstützung durch ELB Services
ELB Services unterstützt Unternehmen bei der kaufmännischen Prozessoptimierung rund um Microsoft Dynamics 365 Business Central. Im Mittelpunkt stehen nicht nur einzelne Felder oder Systemeinstellungen, sondern der gesamte Ablauf:
- Aufnahme des bestehenden OP-Prozesses
- Prüfung von Zuständigkeiten und Übergaben
- Strukturierung des Zahlungsausgleichs
- Aufbau einer Klärfall- und Wiedervorlagelogik
- Vorbereitung kontrollierter Mahnläufe
- Entwicklung geeigneter Arbeitslisten und Auswertungen
- Abstimmung mit Buchhaltung, Vertrieb und Geschäftsführung
Offene Posten verlässlicher steuern
Sie möchten Ihre offenen Posten in Business Central verlässlicher steuern? Gemeinsam analysieren wir, wo Zahlungen, Klärfälle und Mahnprozesse besser miteinander verbunden werden können.