Die monatlichen Gesamtkosten sind bekannt. Doch sobald die Geschäftsleitung nach einzelnen Standorten oder Leistungsbereichen fragt, beginnt die manuelle Nacharbeit: Rechnungen werden durchgesehen, Tabellen ergänzt und Beträge nachträglich verteilt.
Dabei fehlt häufig eine gemeinsame Regel dafür, wie Geschäftsvorfälle im Alltag zugeordnet werden. Der Einkauf kennt den Bestellzweck, die operative Leitung den Einsatzort und das Backoffice den Beleg. Diese Informationen müssen zusammenkommen, bevor eine aussagekräftige Auswertung entstehen kann.
Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet dafür Dimensionen. Sie ergänzen Buchungen um Merkmale wie Abteilung oder Projekt und ermöglichen entsprechende Analysen, ohne für jede organisatorische Einheit eigene Sachkonten anzulegen. Microsoft Learn
Erst die Entscheidungsfrage, dann die Systemeinrichtung
Ein Dimensionskonzept sollte mit den Fragen beginnen, die die Unternehmensleitung regelmäßig beantworten muss.
Ein Handelsunternehmen möchte möglicherweise wissen, welche Niederlassung welche Betriebskosten verursacht. Ein Dienstleister benötigt eine Trennung nach Leistungsbereichen. Ein Projektunternehmen will erkennen, welche Aufwendungen einem bestimmten Auftrag zuzuordnen sind.
Diese Fragen bestimmen die erforderliche Struktur. Wer dagegen jede denkbare Information als zusätzliche Dimension erfassen möchte, erhöht den Pflegeaufwand und erschwert die tägliche Bearbeitung.
Für einen ersten Entwurf genügen häufig wenige klar abgegrenzte Merkmale. Beispielsweise kann eine Dimension den Standort beschreiben, eine zweite den Leistungsbereich. Ob zusätzlich eine Projektzuordnung erforderlich ist, hängt vom Geschäftsmodell und den vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten ab.
Wichtig ist eine verbindliche Definition: Was bedeutet jeder Wert, wann wird er verwendet und wer entscheidet bei Unklarheiten?
Sachkonto und Dimension beantworten unterschiedliche Fragen
Das Sachkonto beschreibt die Art eines Geschäftsvorfalls. Die Dimension ergänzt dessen betriebliche Zuordnung.
Ein vereinfachtes Beispiel: Eine Wartungsrechnung betrifft die Küchentechnik einer Niederlassung. Für die interne Auswertung sind sowohl die Kostenart als auch der Standort relevant. Eine weitere Zuordnung könnte den Leistungsbereich kennzeichnen.
Das Beispiel verdeutlicht die Aufgabenteilung. Es ersetzt keine fachliche Entscheidung über die richtige Kontierung. Steuerliche und bilanzielle Einordnungen sind bei Bedarf mit den hierzu befugten Beratern abzustimmen.
Auch ein gut aufgebautes Dimensionskonzept beantwortet nicht automatisch jede Rentabilitätsfrage. Ein Standortergebnis benötigt beispielsweise eine nachvollziehbare Abgrenzung zwischen direkt zurechenbaren Kosten und zentral getragenen Aufwendungen.
Praxisbeispiel: Zwei Standorte, uneinheitliche Zuordnungen
Ein fiktives Dienstleistungsunternehmen betreibt Niederlassungen in München und Hamburg. Beide bearbeiten technische Dienstleistungen und administrative Leistungen. Die Geschäftsleitung möchte die monatlichen Aufwendungen nach Standort und Leistungsbereich vergleichen.
Bislang werden dieselben Sachverhalte unterschiedlich erfasst: Eine Rechnung erhält den Standort des bestellenden Mitarbeiters, eine andere den tatsächlichen Einsatzort. Zentral eingekaufte Leistungen werden teilweise vollständig München zugerechnet.
Die neue Arbeitsregel unterscheidet deshalb drei Fälle:
- Direkt zuordenbar: Die Leistung betrifft eindeutig einen Standort und Leistungsbereich.
- Zentrale Leistung: Der Aufwand bleibt zunächst einem zentralen Bereich zugeordnet.
- Klärungsbedarf: Die Zuordnung wird vor der abschließenden Bearbeitung mit der verantwortlichen Person geklärt.
Eine Softwareeinstellung allein hätte die unterschiedlichen Interpretationen nicht beseitigt. Erst die gemeinsame Definition schafft eine belastbare Grundlage für den Vergleich.
Das Beispiel ist frei gewählt und beschreibt kein dokumentiertes Kundenprojekt von ELB Services.
Vorgaben nutzen und Ausnahmen bewusst behandeln
Nach der fachlichen Festlegung folgt die technische Umsetzung. Microsoft dokumentiert unter anderem Standarddimensionen, verpflichtende Dimensionsangaben sowie Regeln für zulässige Dimensionskombinationen. Standardwerte können die Erfassung unterstützen; ihre Prioritäten und ihr Verhalten sollten anhand typischer Belege getestet werden. Microsoft Learn
Für die Organisation bedeutet das: Ein automatisch vorgeschlagener Wert muss zum Geschäftsvorfall passen. Ein Lieferant kann mehrere Standorte beliefern. Die Zuordnung sollte dann nicht ungeprüft aus dessen Stammdaten übernommen werden.
Auch ein Pflichtfeld gewährleistet zunächst nur, dass eine Angabe vorhanden ist. Wählt jemand aus Zeitdruck immer denselben Wert, bleibt die Auswertung trotz vollständig ausgefüllter Felder unzuverlässig.
Deshalb brauchen Mitarbeitende kurze Entscheidungsregeln und einen erreichbaren Ansprechpartner. Sonderfälle sollten gesammelt werden, damit das Unternehmen seine Regeln gezielt verbessern kann.
Gemeinsame Kosten brauchen eine eigene Vereinbarung
Besonders anspruchsvoll sind Aufwendungen, die mehrere Bereiche betreffen: zentrale Verwaltung, gemeinsame Software oder standortübergreifende Dienstleistungen.
Hier sollten zwei Fragen getrennt werden: Wo wird der ursprüngliche Aufwand erfasst, und wie wird er für die interne Steuerung gegebenenfalls verteilt?
Ein möglicher Verteilungsschlüssel kann sich beispielsweise an dokumentierter Nutzung oder einer anderen sachlich begründeten Bezugsgröße orientieren. Welcher Maßstab geeignet ist, muss das Unternehmen für den jeweiligen Zweck entscheiden.
Eine pauschale Verteilung nach Umsatz kann bequem sein, bildet den tatsächlichen Ressourcenverbrauch aber nicht zwangsläufig ab. Ebenso kann eine zu detaillierte Erfassung mehr Aufwand verursachen, als sie für Entscheidungen bringt.
Die Geschäftsleitung sollte deshalb den gewünschten Genauigkeitsgrad festlegen und die Grenzen der Auswertung kennen. Ein nachvollziehbarer, einheitlich angewendeter Ansatz ist hilfreicher als wechselnde Einzelentscheidungen.
Mit einem überschaubaren Pilotbereich beginnen
Statt sämtliche Buchungen und historischen Daten gleichzeitig neu zu strukturieren, empfiehlt sich ein abgegrenzter Einstieg.
Wählen Sie einen Bereich mit überschaubaren Geschäftsvorfällen und einer konkreten Auswertungsfrage. Halten Sie anschließend die Werte, Zuständigkeiten und wichtigsten Sonderfälle auf einer kurzen Arbeitsanweisung fest.
Vor dem produktiven Einsatz sollten typische Vorgänge in einer geeigneten Testumgebung durchgespielt werden: eindeutig zuordenbare Rechnungen, gemeinsame Kosten, Gutschriften und Belege mit mehreren Zuordnungen.
Zur Abnahme gehört auch die spätere Auswertung. Eine technisch fehlerfreie Erfassung genügt nicht, wenn die Geschäftsleitung die Ergebnisse anschließend nicht sinnvoll interpretieren kann.
Erst nach diesem Test wird entschieden, welche Regeln übernommen und welche angepasst werden. Änderungen am produktiven System erfolgen abgestimmt und nach Freigabe.
Datenqualität regelmäßig prüfen
Ein Dimensionskonzept benötigt laufende Pflege. Neue Standorte, veränderte Zuständigkeiten oder zusätzliche Leistungen können Anpassungen erforderlich machen.
Ein monatlicher Kontrolltermin kann sich auf wenige Fragen konzentrieren: Welche Vorgänge blieben ungeklärt? Welche Zuordnungen mussten korrigiert werden? Werden Sammelwerte auffällig häufig verwendet? Lassen sich die Berichtssummen mit der zugrunde liegenden Datenbasis abstimmen?
Business Central bietet außerdem auf unterstützten Listen und Abfragen einen Analysemodus, mit dem sich Daten direkt untersuchen und zusammenfassen lassen. Die Verfügbarkeit hängt unter anderem von Version, Berechtigungen und der jeweiligen Seite ab. Microsoft Learn
Der Nutzen entsteht durch konkrete Entscheidungen: Muss ein Ablauf geändert, eine Zuordnungsregel präzisiert oder eine Kostenentwicklung genauer untersucht werden?
Historische Fehler gezielt bearbeiten
Fehlerhafte Zuordnungen in bereits gebuchten Daten sollten als eigenes Arbeitspaket behandelt werden. Zunächst ist festzulegen, welche Zeiträume für die aktuelle Steuerung tatsächlich benötigt werden.
Microsoft beschreibt eine Funktion zur Dimensionskorrektur von Sachposten einschließlich Validierung. Daraus folgt jedoch keine pauschale Korrektur sämtlicher verbundener Datenbestände oder Auswertungen. Der konkrete Umfang und die Auswirkungen müssen vorab geprüft werden. Microsoft Learn
Dokumentieren Sie Anlass, Auswahl und Freigabe jeder Bereinigung. Vergleichen Sie anschließend die relevanten Berichte vor und nach der Änderung. Parallel muss die Ursache im laufenden Prozess beseitigt werden.
ELB Services unterstützt bei Konzept und Umsetzung
ELB Services unterstützt Unternehmen dabei, kaufmännische Auswertungsfragen zu strukturieren, Zuständigkeiten festzulegen und Prozesse rund um Business Central weiterzuentwickeln.
Agenda ist nach Angaben von Geschäftsführer Jan Wilhelm die aktuell eingesetzte Standardsoftware für die eigene Unternehmensverwaltung und die Betreuung der Mandanten. Der hier beschriebene Business-Central-Schwerpunkt betrifft die entsprechende Beratungsleistung; eine automatische Verbindung beider Systeme wird damit nicht vorausgesetzt.
Sie möchten Kosten nach Standort oder Leistungsbereich nachvollziehbar auswerten? Besprechen Sie mit ELB Services Ihre bestehende Datenbasis und die Entscheidungen, die Ihre Auswertungen künftig unterstützen sollen.
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Herstellerquellen · geprüft am 29. Oktober 2026
Die Funktionsbeschreibungen beziehen sich auf die zu diesem Datum abrufbare Microsoft-Dokumentation. Einrichtung, Version und Erweiterungen können den verfügbaren Funktionsumfang beeinflussen.
- Microsoft Learn: Mit Dimensionen arbeiten
- Microsoft Learn: Datenanalyse auf Listenseiten und Abfragen
- Microsoft Learn: Problembehandlung und Korrektur von Dimensionen
Fünf Keywords: Business Central Dimensionen · Kostenstellen Business Central · Standortcontrolling · kaufmännische Prozessoptimierung · Business Central Beratung