Der Einkauf hat ein Angebot eingeholt, der Fachbereich braucht das Material, der Lieferant wartet auf die Bestellung. Trotzdem geht es nicht weiter: Die Geschäftsführung ist unterwegs, eine Freigabe fehlt und niemand weiß, wer vertreten darf. An anderer Stelle wird bereits bestellt, obwohl die kaufmännische Zustimmung noch aussteht.
Ein Genehmigungsprozess soll solche Situationen vermeiden. Dafür müssen Unternehmen festlegen, welche Entscheidungen vor einer Bestellung erforderlich sind, wer sie treffen darf und was bei Abwesenheit geschieht. Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet dafür Genehmigungsworkflows. Ob diese im Alltag helfen, hängt wesentlich von den zugrunde liegenden Regeln ab.
Was Business Central für Genehmigungen bereitstellt
Microsoft beschreibt Genehmigungsanforderungen als Bestandteil von Workflows, beispielsweise für Einkaufsbelege. Zur Einrichtung gehören Genehmigungsbenutzer und relevante Betragsgrenzen. Außerdem dokumentiert Microsoft Möglichkeiten zum Genehmigen, Ablehnen und Delegieren von Anforderungen. Die verfügbaren Abläufe hängen von der konkreten Einrichtung ab. Dokumentationsstand geprüft am 12. November 2026. Microsoft Learn
Diese Funktionen bilden einen organisatorischen Prozess ab. Sie entscheiden jedoch nicht, ob eine Ausgabe zum Budget passt, ob ein Angebot vollständig ist oder welche Führungskraft wirtschaftlich verantwortlich sein soll.
Deshalb beginnt die Verbesserung vor der technischen Konfiguration: mit einer überschaubaren Freigaberegel, die Einkauf, Fachbereiche und Geschäftsführung gemeinsam verstehen.
1. Den Zeitpunkt der Entscheidung festlegen
Eine Einkaufsfreigabe sollte stattfinden, solange das Unternehmen seine Entscheidung noch beeinflussen kann. Wer erst nach Auftragserteilung über den Bedarf spricht, prüft unter Umständen nur noch eine bereits eingegangene Verpflichtung.
Für den Ablauf sollte deshalb eindeutig sein, wann ein interner Bedarf in eine externe Bestellung übergehen darf. Dabei sind unterschiedliche Entscheidungen auseinanderzuhalten:
- Bedarf bestätigen: Der Fachbereich erklärt, was benötigt wird und wofür.
- Ausgabe genehmigen: Die zuständige Person beurteilt die wirtschaftliche Berechtigung.
- Bestellung auslösen: Eine befugte Stelle übermittelt den Auftrag an den Lieferanten.
In kleinen Unternehmen können einzelne Aufgaben bei derselben Person liegen. Auch dann sollte erkennbar bleiben, welche Entscheidung getroffen wurde. Eine informelle Aussage wie „Das brauchen wir wohl“ ist keine ausreichend klare Arbeitsgrundlage für den Einkauf.
2. Betragsgrenzen mit Verantwortung verbinden
Eine Freigabematrix ordnet Entscheidungsbefugnisse zu. Sie sollte neben Beträgen auch den Verantwortungsbereich berücksichtigen. Eine Führungskraft kann eine Ausgabe fachlich beurteilen, ohne für das betreffende Budget zuständig zu sein.
Für wiederkehrende Standardbeschaffungen kann ein anderer Ablauf sinnvoll sein als für neue Investitionen oder länger laufende Verträge. Entscheidend ist, dass die Regeln zur tatsächlichen Organisation passen.
Eine brauchbare Matrix beantwortet insbesondere:
- Welche Person oder Rolle entscheidet?
- Für welchen Bereich gilt ihre Befugnis?
- Welche Betragsgrundlage wird verwendet?
- Wann ist eine zusätzliche Entscheidung erforderlich?
- Wer übernimmt bei Abwesenheit?
Die Betragsgrundlage verdient besondere Aufmerksamkeit. Unternehmen sollten festlegen, wie etwa Nebenkosten, wiederkehrende Zahlungen und Änderungen einer Bestellung berücksichtigt werden. Die technische Abbildung muss anschließend mit dieser internen Regel übereinstimmen.
3. Nur entscheidungsfähige Vorgänge vorlegen
Eine Freigabeanforderung ohne Hintergrund erzeugt Rückfragen. Der Genehmiger muss dann zunächst herausfinden, warum die Bestellung benötigt wird oder worauf sich der Preis bezieht.
Zum Vorgang sollten deshalb die Informationen gehören, die für die Entscheidung tatsächlich erforderlich sind: eine verständliche Beschreibung, Menge, Lieferant, Preisgrundlage und der betriebliche Verwendungszweck. Bei größeren Beschaffungen kommen gegebenenfalls ein Angebot oder eine kurze Begründung der Auswahl hinzu.
Nicht jeder Einkauf braucht eine umfangreiche Vorlage. Für einen Ersatzartikel genügt möglicherweise der Bezug auf das defekte Gerät. Eine neue Anlage verlangt dagegen eine andere Entscheidungsgrundlage.
Praxisbeispiel – fiktiv: Ein Serviceunternehmen benötigt kurzfristig ein Ersatzgerät. Die Anforderung nennt Gerätetyp, Einsatzort, Ausfallgrund und das vorliegende Lieferantenangebot. Damit kann die zuständige Person die Ausgabe beurteilen, ohne mehrere Abteilungen nach dem Hintergrund fragen zu müssen.
4. Vertretungen vor dem nächsten Urlaub klären
Ein Freigabeprozess ist unvollständig, wenn er nur bei vollständiger Anwesenheit funktioniert. Für jede entscheidende Rolle sollte eine fachlich geeignete und entsprechend berechtigte Vertretung feststehen.
Dazu gehört mehr als ein Name. Die Vertretung benötigt Zugang zum Vorgang, ausreichend Informationen und Klarheit über ihre Entscheidungsbefugnis.
Auch der Umgang mit längeren Abwesenheiten sollte festgelegt sein. Wer erkennt, dass eine Anforderung liegen bleibt? Wer veranlasst die Weiterleitung? Wann wird die nächsthöhere Stelle einbezogen?
Geteilte Benutzerkonten oder die Nutzung fremder Zugangsdaten sind dafür keine geeignete organisatorische Lösung. Entscheidungen sollen der Person zugeordnet werden können, die sie tatsächlich getroffen hat. Die vorgesehenen Vertretungsabläufe sollten deshalb vor dem produktiven Einsatz erprobt werden.
5. Änderungen als neuen Entscheidungsbedarf behandeln
Nach einer Genehmigung können sich Menge, Preis, Lieferumfang oder Lieferant ändern. Unternehmen sollten vorab bestimmen, welche Änderungen eine erneute Prüfung auslösen.
Sonst kann eine zunächst überschaubare Bestellung später wesentlich anders aussehen, ohne dass die verantwortliche Stelle dies bemerkt.
Praxisbeispiel – fiktiv: Ein Betrieb genehmigt die Beschaffung von Ersatzteilen für eine Maschine. Anschließend werden zusätzliche Komponenten aufgenommen, die zu einem anderen Projekt gehören. Der Einkauf sollte diese Erweiterung nicht allein mit der ursprünglichen Zustimmung begründen. Die zuständige Person benötigt eine aktualisierte Entscheidungsgrundlage.
Für die Umsetzung ist zu prüfen, wie Änderungen, erneute Genehmigungen und Belegstände in der vorhandenen Business-Central-Umgebung behandelt werden. Erweiterungen und individuelle Einstellungen sollten ausdrücklich in diese Prüfung einbezogen werden.
6. Dringende Bestellungen geregelt ermöglichen
Ein ungeplanter Ausfall kann schnelles Handeln verlangen. Ein Prozess, der dafür keinen Weg vorsieht, wird im Alltag leicht umgangen.
Sinnvoll ist eine klar begrenzte Regel für dringende Fälle. Sie benennt die entscheidungsbefugte Person, die erforderlichen Mindestinformationen und die anschließende Dokumentation. Die interne Ausnahme ersetzt dabei nicht die Prüfung, ob die handelnde Person zur externen Beauftragung befugt ist.
Praxisbeispiel – fiktiv: In einem Produktionsbetrieb fällt am Nachmittag ein wichtiges Bauteil aus. Die regulär zuständige Führungskraft ist nicht erreichbar. Eine vorab benannte Vertretung beurteilt Ersatzteil, Preis und Dringlichkeit. Der Vorgang wird mit dem Ausfallgrund dokumentiert und anschließend im vereinbarten Verfahren vervollständigt.
So bleibt die Entscheidung nachvollziehbar, ohne den Betrieb durch eine ungeklärte Zuständigkeit zusätzlich aufzuhalten.
Den Ablauf mit echten Fällen testen
Vor dem breiten Einsatz sollten Unternehmen typische und schwierige Vorgänge durchspielen. Dazu gehören eine Standardbestellung, eine Überschreitung der vorgesehenen Grenze, eine Ablehnung, eine Abwesenheit und eine nachträgliche Änderung.
Der Test muss den gesamten Ablauf betrachten: vom Bedarf über die Genehmigung bis zur Übermittlung an den Lieferanten. Eine erfolgreich angezeigte Benachrichtigung allein beweist noch nicht, dass alle Beteiligten handlungsfähig sind.
Für die erste Auswertung reichen wenige Beobachtungen: Wie lange warten Anforderungen? Welche Informationen fehlen regelmäßig? Wo werden Vorgänge zurückgegeben? Daraus lässt sich erkennen, ob eher die Zuständigkeiten, die Vorbereitung oder die technische Einrichtung angepasst werden müssen.
Einkaufsfreigaben mit ELB Services strukturieren
Ein guter Freigabeprozess macht Entscheidungen nachvollziehbar und hält den Einkauf arbeitsfähig. Dafür müssen organisatorische Regeln und die eingesetzte Software zusammenpassen.
ELB Services begleitet kaufmännische und organisatorische Fragestellungen sowie die Verbesserung betrieblicher Abläufe. Beratung, Outsourcing & Facility Management
Sie möchten Ihre Einkaufsfreigaben überprüfen? Besprechen Sie mit ELB Services, wie Zuständigkeiten, Betragsgrenzen und Vertretungen für Ihren Betrieb gestaltet werden können. Auf dieser Grundlage lässt sich abstimmen, welche Anforderungen in Ihrer Business-Central-Umgebung geprüft und umgesetzt werden sollen.