Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet Unternehmen eine leistungsfähige Grundlage für Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Einkauf, Verkauf und Controlling. Trotzdem erleben viele Geschäftsleitungen, dass wichtige Auswertungen nicht zuverlässig erscheinen, offene Posten nicht stimmen oder Zahlungen keinem eindeutigen Vorgang zugeordnet werden können.
Schnell entsteht der Eindruck, die Software funktioniere nicht richtig. In der Praxis liegt die Ursache jedoch häufig nicht in Business Central selbst. Probleme entstehen vielmehr durch uneinheitliche Abläufe, fehlerhafte Stammdaten, unvollständige Übergaben oder nicht eindeutig geregelte Verantwortlichkeiten.
Eine Software kann Prozesse abbilden. Sie kann aber nicht eigenständig entscheiden, welcher Prozess fachlich richtig ist.
Typische Warnzeichen in der Finanzorganisation
Probleme innerhalb der Finanzbuchhaltung entwickeln sich meistens schrittweise. Einzelne Differenzen werden zunächst manuell korrigiert oder auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Mit der Zeit entstehen immer mehr Sonderlösungen und Nebenaufzeichnungen.
Typische Warnzeichen sind:
- Debitoren- oder Kreditorensalden stimmen nicht mit den tatsächlichen Forderungen und Verbindlichkeiten überein.
- Zahlungen können Rechnungen nicht eindeutig zugeordnet werden.
- Offene Posten enthalten längst bezahlte oder doppelt erfasste Vorgänge.
- Eröffnungswerte wurden unvollständig oder falsch übernommen.
- Sachkonten weisen nicht erklärbare Differenzen auf.
- Mitarbeitende führen zusätzliche Excel-Listen außerhalb des Systems.
- Auswertungen müssen vor der Weitergabe regelmäßig manuell korrigiert werden.
- Steuerkanzlei, Buchhaltung und Geschäftsleitung arbeiten mit unterschiedlichen Datenständen.
- Zuständigkeiten für Prüfung, Buchung und Freigabe sind nicht eindeutig geregelt.
Je länger solche Sachverhalte bestehen, desto größer wird der spätere Bereinigungsaufwand.
Gute Daten beginnen mit klaren Prozessen
Business Central verarbeitet die Informationen, die dem System bereitgestellt werden. Werden Geschäftsvorfälle uneinheitlich erfasst oder fehlen verbindliche Buchungsabläufe, entstehen zwangsläufig Abweichungen.
Deshalb sollte die Analyse nicht allein bei einzelnen Buchungen beginnen. Zunächst muss geklärt werden, wie ein Geschäftsvorfall im Unternehmen tatsächlich bearbeitet wird.
Ein typischer Prozess umfasst mehrere Stationen:
- Eine Rechnung geht ein oder wird erstellt.
- Der Geschäftsvorfall wird geprüft und freigegeben.
- Die erforderlichen Stammdaten werden ausgewählt.
- Die Rechnung wird im System erfasst und gebucht.
- Eine Zahlung wird ausgeführt oder empfangen.
- Die Zahlung wird dem richtigen offenen Posten zugeordnet.
- Differenzen werden dokumentiert und bearbeitet.
- Die Daten fließen in Auswertungen und Abschlussarbeiten ein.
Wenn bereits an einer dieser Stellen Informationen fehlen, Verantwortlichkeiten unklar sind oder Bearbeitungsschritte übersprungen werden, setzt sich der Fehler durch den gesamten Prozess fort.
Eröffnungswerte und Systemwechsel als besondere Herausforderung
Besonders anspruchsvoll sind Systemwechsel und die Übernahme historischer Daten. Eröffnungswerte bilden die Grundlage für alle folgenden Buchungen. Sind diese Werte unvollständig oder nicht ausreichend abgestimmt, lassen sich spätere Salden nur schwer nachvollziehen.
Vor einer Datenübernahme sollte deshalb eindeutig festgelegt werden:
- Welcher Datenbestand gilt als verbindlich?
- Zu welchem Stichtag erfolgt die Übernahme?
- Welche offenen Debitoren- und Kreditorenposten werden übertragen?
- Wie werden Anzahlungen, Gutschriften und ungeklärte Zahlungen behandelt?
- Sind Sachkonten und Personenkonten vollständig abgestimmt?
- Wer prüft und dokumentiert die übernommenen Werte?
- Welche historischen Daten müssen weiterhin verfügbar sein?
Eine rein technische Migration reicht nicht aus. Die übernommenen Daten müssen auch kaufmännisch nachvollziehbar und belastbar sein.
Offene Posten sind mehr als eine Buchhaltungsliste
Die offenen Posten zeigen, welche Kundenforderungen noch nicht bezahlt und welche Lieferantenverbindlichkeiten noch nicht ausgeglichen wurden. Sie bilden damit eine wichtige Grundlage für Mahnwesen, Zahlungsplanung und Liquiditätssteuerung.
Fehlerhafte offene Posten können erhebliche Folgen haben. Kunden erhalten möglicherweise unberechtigte Zahlungserinnerungen. Lieferantenverbindlichkeiten werden doppelt berücksichtigt. Die Geschäftsleitung arbeitet mit einem falschen Bild der verfügbaren Liquidität.
Eine strukturierte OPOS-Bereinigung sollte deshalb folgende Schritte umfassen:
- Abgleich der offenen Posten mit Rechnungen und Zahlungsbelegen
- Prüfung von Gutschriften, Anzahlungen und Verrechnungen
- Klärung nicht eindeutig zugeordneter Zahlungseingänge
- Identifikation doppelter oder historisch erledigter Posten
- Abstimmung von Differenzen mit Kunden oder Lieferanten
- nachvollziehbare Dokumentation erforderlicher Korrekturen
- Festlegung eines verbindlichen Prozesses für zukünftige Fälle
Ziel ist nicht nur die einmalige Korrektur. Entscheidend ist, dass vergleichbare Fehler anschließend nicht erneut entstehen.
Verantwortlichkeiten müssen eindeutig geregelt sein
Moderne Unternehmenssoftware erleichtert die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen. Gleichzeitig besteht die Gefahr, dass sich niemand vollständig für einen Vorgang verantwortlich fühlt.
Deshalb sollten Unternehmen klar regeln:
- Wer darf Stammdaten anlegen oder ändern?
- Wer prüft eingehende Rechnungen?
- Wer entscheidet über Kontierung und Kostenstellen?
- Wer gibt Zahlungen frei?
- Wer bearbeitet ungeklärte Zahlungseingänge?
- Wer stimmt Konten und offene Posten ab?
- Wer kommuniziert mit der Steuerkanzlei?
- Wer kontrolliert, ob notwendige Korrekturen umgesetzt wurden?
Ein funktionierendes Berechtigungskonzept allein genügt nicht. Die organisatorische Verantwortung muss ebenso eindeutig dokumentiert sein.
Business Central als Steuerungsinstrument nutzen
Nach der Bereinigung der Daten und Prozesse kann Business Central seine eigentliche Stärke entfalten. Das System wird von einer reinen Buchungsplattform zu einem verlässlichen Steuerungsinstrument.
Die Geschäftsleitung erhält dadurch:
- belastbarere Informationen über Forderungen und Verbindlichkeiten
- eine bessere Grundlage für die Liquiditätsplanung
- nachvollziehbare kaufmännische Auswertungen
- weniger manuelle Nebenrechnungen
- klarere Verantwortlichkeiten
- eine strukturiertere Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei
- bessere Voraussetzungen für Monats- und Jahresabschlussarbeiten
- mehr Transparenz für unternehmerische Entscheidungen
Der Nutzen entsteht somit nicht allein durch die eingesetzte Software. Er entsteht durch das Zusammenspiel von Technik, Datenqualität, Organisation und Menschen.
Wann ist ein externer Business-Central-Check sinnvoll?
Ein unabhängiger Blick empfiehlt sich insbesondere, wenn Auswertungen regelmäßig korrigiert werden müssen, offene Posten nicht nachvollziehbar sind oder zwischen Buchhaltung und Steuerkanzlei wiederkehrende Differenzen bestehen.
Auch vor einem Systemwechsel, einer Unternehmensübergabe, einem Jahresabschluss oder der Übernahme einer Finanzabteilung kann eine strukturierte Bestandsaufnahme sinnvoll sein.
ELB Services betrachtet dabei nicht nur technische Einstellungen. Im Mittelpunkt stehen die tatsächlichen kaufmännischen Abläufe:
- Wie entstehen die Daten?
- Wer bearbeitet sie?
- Wo treten Fehler auf?
- Welche Auswirkungen haben diese Fehler?
- Welche Maßnahmen sind kurzfristig erforderlich?
- Wie lassen sich die Prozesse dauerhaft stabilisieren?
Vom Schnellcheck zum Maßnahmenplan
Der Business-Central-Schnellcheck von ELB Services schafft eine strukturierte erste Einschätzung. Untersucht werden ausgewählte Finanzprozesse, offene Posten, Kontenabstimmungen, Zuständigkeiten und Schnittstellen.
Das Ergebnis ist ein priorisierter Maßnahmenplan. Dieser unterscheidet zwischen kurzfristig erforderlichen Korrekturen, organisatorischen Verbesserungen und möglichen weiterführenden Projekten.
Der Schnellcheck umfasst bis zu fünf Arbeitsstunden und wird zum Festpreis von 690 Euro netto angeboten. Weiterführende Leistungen werden ausschließlich nach vorheriger Abstimmung berechnet. Bei Vor-Ort-Terminen kommen vereinbarte Spesen hinzu.
Business Central kann viel leisten. Die Voraussetzung sind jedoch klare Prozesse, saubere Daten und Menschen, die Verantwortung übernehmen.
Sie möchten wissen, wo die Ursachen Ihrer Differenzen liegen?
Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch mit ELB Services. Gemeinsam klären wir, ob ein Business-Central-Schnellcheck für Ihre aktuelle Situation sinnvoll ist.
Weitere Informationen: https://elb-services.com/